Weet u al wat volgend jaar uw speerpunten zijn? Gaat u de omzet die is verloren in de afgelopen jaren weer terugwinnen? Of heeft u vooral kostenbesparing voor ogen? Op welke wijze gaat u de marge in stand houden terwijl overal de concurrentie toeneemt? Of gaat het bij u vooral om de productiviteit? Het communiceren van uw plannen en doelstellingen met uw personeel is dan heel belangrijk!
Bron: Hans Klaase
De jaarplannen voor het komend jaar staan -hopelijk- in de steigers. Begroting van de kosten en -goed onderbouwde- omzetverwachtingen zijn samengevat in prognoses. Budgetten zijn toegekend en er is een goede rapportering afgesproken middels tussentijdse verslaglegging. Kortom alles lijkt in orde. Is dat zo? Gaat het allemaal vanzelf omdat uw gedachten aan het papier of het beeldscherm zijn toevertrouwd? Was het maar waar! Het gaat vooral om het delen van al deze informatie. Weten alle betrokkenen wat u van hen verwacht? Beschikken zij over voldoende middelen en hulp om deze doelstellingen te realiseren? Op welke wijze gaat u monitoren of de juiste stappen worden genomen? Kortom, een prognose is de aanvang van een proces van stimulering, motivatie en support. Uiteindelijk moet -immers- alles leiden tot realisatie van uw doelstellingen. Doestellingen zijn er om gerealiseerd te worden!
Binnen veel bedrijven doet men erg geheimzinnig over doelstellingen. “Het gaat het personeel niets aan wat wij precies willen verdienen. Daarnaast bevat de omzetprognose veel vertrouwelijke informatie over onze nieuwe marktaanpak en ons innovatieve product dat halverwege het jaar haar introductie zal beleven. Als deze informatie en de verwachtingen die wij hebben van de markt in verkeerde handen komt zijn we onze voorsprong kwijt. Ik kan best het licht zien schijnen bij de concurrent, maar ik ga ze niet wijzer maken dan ze al zijn!”, hoorde ik enige weken geleden een ondernemer vertellen. Ik vraag me dan -op mijn beurt- af hoe deze beste man zijn personeel gaat motiveren om de lancering van het nieuwe -geheimzinnige- product tot een succes te maken en op welke wijze hij zijn verkopers targets gaat stellen om de investering snel terug te verdienen. Volgens mij is dat een wandeling in het duister. Zij moeten immers toch óók het licht gaan zien!
Openheid bij het delen van informatie (ook als het over omzettargets of kostenreductie programma’s gaat) is essentieel voor het welslagen van dit soort doelstellingen. Immers, uw medewerkers kunnen pas meedenken als u hen weet te motiveren om hun inbreng onbevangen te leveren. Hiervoor hebben zij wel informatie nodig. De oorzaak, redenen en verwachtingen moeten een gemeenschappelijke missie worden. Doelstellingen moeten helder, duidelijk, realistisch en realiseerbaar zijn. Of heeft u niet het juiste personeel? Zijn zij niet in staat om een bijdrage te leveren? Dan heeft u een ander probleem! Probeer het uit, probeer ze ‘mee’ te krijgen. Ik adviseerde de ondernemer dus om een aantal bijeenkomsten bij aanvang en gedurende het jaar te beleggen waarin hij het personeel deelgenoot zou maken van zijn plannen. Hij moest heel erg wennen aan deze aanpak. Toch heeft hij het gedaan, gisterenavond!
Het resultaat is verbluffend. De eerste groep aan wie hij ‘zijn‘ verhaal vertelde was enthousiast. Enthousiast over de openheid -die ze niet gewend waren- en over de mogelijkheid en kans om inbreng te leveren. Er kwamen een aantal bruikbare en nuttige aanbevelingen omtrent het kostenreductieprogramma. Sommige zaken werden vanuit de werkvloer aangedragen. Ook het productiepersoneel kwam met nieuwe gedachten. De prognose kreeg hierdoor een nog praktischer gehalte. Commitment werd uitgesproken. De groep verkopers kwamen met goede en doordachte plannen rond de timing van de productlancering. Er werd gesproken over marktacties. Het leken in eerste instantie kleine wijzigingen. Maar ze zullen naar mijn mening grote gevolgen hebben. Verkopers kennen de markt beter dan wie ook. De ondernemer was blij verrast!
Na afloop had de ondernemer een tevreden gevoel over de avond. “Dat ik daar nu niet eerder aan dacht. Ik moet mijn gevoel over openheid omtrent dit soort zaken tot mijn schaamte en schande bijstellen”, vertelde hij mij na afloop.“Schaamte is niet nodig, schande evenmin, laten we het op een blinde vlek houden!”, reageerde ik. De fabrikant van Optica schoot ik in de lach en de bril viel van zijn neus, hij vertelde mij –met gevoel voor understatement– dat hij deze avond het ‘licht’ had gezien. Dat is nu eens iets wat de adviseur (in deze donkere dagen van het jaar) weer tot volle tevredenheid kan stemmen!
Bron: Hans Klaase
hans@valeuraccountants.nl hans@klaasse-klaasse.nl